Oracle Property Manager (Zarządzanie Nieruchomościami) to kompletna aplikacja łącząca w sobie dwie grupy funkcjonalności. Po pierwsze obejmująca problematykę zarządzania nieruchomościami przedsiębiorstwa. Po drugie, odpowiadająca na specyficzne potrzeby branż zarządzania nieruchomościami biurowymi i handlowymi. Jej główne zalety to automatyzacja procesów zarządzania nieruchomościami i majątkiem, optymalizacja wykorzystania powierzchni posiadanych nieruchomości, usprawnienie procesów administracyjnych i księgowych oraz maksymalny zwrot z inwestycji w nieruchomości.
Oracle Property Manager to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania nieruchomościami. Pakiet automatyzuje i wspomaga tworzenie opisów nieruchomości, zarządzanie wykorzystaniem powierzchni oraz administrowanie dzierżawą. Płynna integracja z modułami Oracle Financials oraz Human Resources sprzyja uproszczeniu procesów biznesowych, zwiększając rentowność przedsiębiorstwa. Oracle Property Manager jest częścią Oracle Applications, zintegrowanego pakietu aplikacji internetowych, zaprojektowanych tak, aby przekształcić działalność przedsiębiorstwa w e-biznes.
Definiowanie powierzchni
Oracle Property Manager zapewnia całkowitą elastyczność definiowania dzierżawionych i wykorzystywanych powierzchni, umożliwiając wprowadzenie szczegółowych opisów obszarów, kompleksów biurowych, budynków, pięter i apartamentów oraz biur i stanowisk pracy. Możliwe jest określenie przeznaczenia użytkowego, opisanie obszarów dzierżawionych i używalnych, maksymalnych i optymalnych możliwości użytkowania oraz danych o osobach kontaktowych.
Otwarty interfejs do programów do zarządzania powierzchnią użytkową/aplikacji CAD
Oracle Property Manager znacznie rozszerza wszechstronność zastosowań i funkcji zarządzania powierzchnią, umożliwiając wykorzystanie możliwości aplikacji do projektowania wspomaganego komputerowo (CAD) oraz zarządzania pomieszczeniami wspomaganego komputerowo (CAFM). Powierzchnie mogą być zdefiniowane bezpośrednio za pomocą rysunków architektonicznych CAD oraz aplikacji CAFM, co zapewnia wierne przeniesienie informacji o nowopowstałych budynkach bezpośrednio do danych o dostępnej powierzchni w aplikacji Property Manager.
Zaawansowane narzędzia do zarządzania powierzchnią
Oracle Property Manager automatyzuje zarządzanie powierzchnią i planowanie jej wykorzystania. Możliwe jest przydzielanie powierzchni pracownikom, koordynowanie przeniesień poszczególnych osób lub całego przedsiębiorstwa oraz prowadzenie w czasie rzeczywistym dokumentacji powierzchni przypisanej poszczególnym pracownikom za pośrednictwem formularzy lub wizualnie, na rysunkach CAD za pomocą aplikacji CAFM. Definicje powierzchni oraz informacje o jej użytkownikach mogą być w każdej chwili zmodyfikowane. Tabele interfejsu otwartego umożliwiają płynną integrację i synchronizację tych aplikacji z modułem Oracle Property Manager.
Wykorzystanie powierzchni i obciążanie kosztami jej wykorzystania
Korzystając z modułu Oracle Property Manager można rejestrować wykorzystanie powierzchni na dowolnym poziomie: według pracowników, według centrów kosztowych lub na obu tych poziomach. Możliwe jest obciążanie centrów kosztowych opłatami za wykorzystaną powierzchnią oraz optymalizacja wykorzystania dostępnej powierzchni. Wykorzystanie informacji dostarczanych przez Oracle Property Manager umożliwia obniżenie kosztów i poprawę rentowności przedsiębiorstwa. Wiedza o efektywności wykorzystania powierzchni ma zasadnicze znaczenie dla planowania jej wykorzystania oraz zarządzania rozwojem firmy, pociągającym za sobą wzrost liczby pracowników.
Integracja z systemem HRMS
Podczas przypisywania pracowników w aplikacji Oracle Property Manager do określonych powierzchni, dane o pracownikach są pobierane bezpośrednio z systemu kadrowego. Zapobiega to powstawaniu błędów podczas wprowadzania danych oraz problemów z koordynacją Oracle Property Manager i systemu HRMS (kadrowego). Przydzielanie powierzchni wymaga aktualnych danych pracowników. Dane te mogą zostać pobrane automatycznie z systemu Oracle HRMS lub wprowadzone ręcznie do aplikacji Oracle Property Manager. Zautomatyzowanie przepływu informacji o pracownikach zapobiega błędom przy wprowadzaniu danych oraz problemom z koordynacją między modułami Oracle Property Manager oraz Oracle HRMS. W celu uzyskania większej elastyczności nowe informacje o pracownikach mogą być również wprowadzone ręcznie do modułu Oracle Property Manager, co zapewnia jednolitość i powtarzalność danych zawartych w Oracle HRMS oraz użytych do aktualnego przydziału powierzchni użytkowej.
Podsumowanie danych o dzierżawie
Moduł Oracle Property Manager umożliwia rejestrację najważniejszych informacji zawartych w dokumentach dzierżawy, takich jak szczegółowy opis dzierżawionych pomieszczeń, warunki płatności, opcje, najważniejsze osoby kontaktowe, usługi oraz wymagania ubezpieczeniowe. W module Oracle Property Manager wymienia się najważniejsze postanowienia zawartych umów, dołączając oryginalne dokumenty, co pozwala na szybkie uzyskanie informacji o szczegółowej treści umowy.
Poprawki i edycja
Umowy dzierżawy mają charakter wiążący prawnie. Wszelkie zmiany w takich umowach mogą mieć istotne znaczenie i powodować znaczące następstwa. Oracle Property Manager pozwala na łatwą identyfikację źródła zmian i uzyskanie informacji, czy zmiany są spowodowane edycją błędów powstałych podczas wprowadzania danych, czy też wynikają z zawartych umów i formalnych aneksów. Oracle Property Manager umożliwia elastyczne zmiany sformułowań streszczenia umów dzierżawy.
Historia dzierżaw
Moduł Oracle Property Manager rejestruje szczegółową historię zmian w warunkach dzierżawy. W przypadku wątpliwości możliwe jest szybkie odszukanie dotychczasowych poprawek, przy użyciu intuicyjnego ekranu wyszukiwania. Wszelkie kwestie sporne mogą być szybko rozstrzygnięte dzięki łatwemu dostępowi do historii zmian.
Przepływ prac
Oracle Property Manager oferuje zaawansowaną funkcję pozwalającą na wykorzystanie modułu Oracle Workflow do szybkiego powiadamiania o ważnych zdarzeniach dotyczących dzierżawy. Możliwe jest zdefiniowanie punktów określających czas i częstotliwość powiadomień przesyłanych pocztą elektroniczną. Powiadomienia te mogą dotyczyć terminów wygaśnięcia dzierżawy i opcji, wymagań ubezpieczeniowych oraz zobowiązań płatniczych. Możliwe jest również zdefiniowanie dowolnej liczby dodatkowych punktów krytycznych, istotnych dla danego przedsiębiorstwa.
Właściciel/dzierżawca, stałe płatności i fakturowanie
Moduł Oracle Property Manager automatycznie generuje harmonogramy płatności i fakturowania dla każdej zdefiniowanej dzierżawy. Możliwe jest dokonanie przeglądu każdego okresu tych harmonogramów i zatwierdzanie płatności, w miarę jak nadchodzą ich terminy. Rentowność przedsiębiorstwa może zostać zwiększona dzięki niezwłocznemu fakturowaniu i dokonywaniu płatności we właściwych terminach.
Oracle Property Manager przechowuje dokładne informacje o wszystkich dokonanych transakcjach. Możliwe jest podsumowanie transakcji i przygotowanie prognozy wpływów z zawartych umów dzierżawy, przy wykorzystaniu informacji z wstępnie zdefiniowanych raportów o wpływach z czynszu.
Integracja płatności
Harmonogramy płatności mogą być automatycznie wysyłane z Oracle Property Manager do Oracle Payables w celu wygenerowania faktury i zainicjowania procesu rozliczania płatnooeci. Numer faktury jest automatycznie przekazywany z powrotem do Oracle Property Manager dla umożliwienia kontroli płatności i ułatwienia uzyskiwania informacji o stanie jej realizacji.
Oracle Property Manager umożliwia zdefiniowanie właścicieli dzierżawionych nieruchomości oraz usługodawców bezpośrednio jako „dostawców”, co upraszcza obserwację płatności i kosztów.
Integracja należności
Informacja dla celów fakturowania może zostać automatycznie przesłana do modułu Oracle Receivables w celu rozpoczęcia procesu naliczania należności i wystawiania faktur. Numery faktur są automatycznie przekazywane z powrotem do modułu Oracle Property Manager, co upraszcza organizację procesów biznesowych. Dzierżawcy mogą być również definiowani wewnątrz Oracle Property Manager, co pozwala działowi odbioru należności, na natychmiastową aktualizację zapewniającą dokładność informacji zawartych w rejestrze czynszów.
Zgodność z zasadami GAAP
Po dokonaniu płatności i wystawieniu faktur moduł Oracle Property Manager przygotowuje odpowiednie zapisy księgowe na potrzeby raportowania finansowego. Strumienie płatności i faktur są automatycznie normalizowane i mogą być dostosowywane do wymagań GAAP.
Zarządzanie globalne
Przy wykorzystaniu globalnych funkcji Oracle Property Manager możliwe jest globalne zarządzanie nieruchomościami. Moduł Oracle Property Manager ułatwia utrzymywanie aktualnych informacji o biurach zagranicznych i partnerach biznesowych, udostępniając szablony adresów pocztowych odpowiednie dla wielu regionów i krajów. Gdy wzrasta wielkość i złożoność przedsiębiorstwa, coraz większego znaczenia dla uzyskiwanych wyników finansowych nabierają transakcje związane z nieruchomościami dokonywane w różnych walutach. Dzięki Oracle Property Manager możliwe jest generowanie płatności i faktur w dowolnej walucie, a nie tylko w walucie funkcjonalnej, w której prowadzony jest główny zestaw ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa. Ułatwia to przedsiębiorstwu ekspansję na rynek międzynarodowy i wykorzystanie możliwości działalności globalnej.
Kody wyszukiwania
Moduł Oracle Property Manager ułatwia zminimalizowanie wprowadzania danych i obniżenie kosztów administrowania dzięki zastosowaniu zestawu systemowych i definiowanych przez użytkowników kodów wyszukiwania. Można łatwo utworzyć i rozbudować listę wartości dla często spotykanych cech i funkcji, takich jak typy płatności, wykorzystanie powierzchni i cechy budynków.
Bogate możliwości tworzenia raportów
Oracle Property Manager udostępnia wiele formularzy zapytań oraz standardowych raportów zwiększających wartość zarządzania nieruchomościami. Narzędzia te pozwalają użytkownikowi na realizację dowolnych zadań – od określenia minimalnej wysokości przyszłych zobowiązań czynszowych w celu jej zamieszczenia w sprawozdaniach finansowych, do analizy efektywności wykorzystania powierzchni. Dokładna znajomość posiadanych nieruchomości zwiększa dynamikę przedsiębiorstwa.